MODUL 3: DONATORSKA ZAJEDNICA

Nastavni materijal

Kako izgraditi i proširiti mrežu donatora i dobrotvornih organizacija?

Učinkovita metoda upravljanja viškom hrane uključuje redistribuciju hrane dobrotvornim organizacijama ili bankama hrane. Nakon prevencije, najpoželjniji izbor u hijerarhiji otpada od hrane je hrane preusmjeravanje viška hrane za ljudsku prehranu.

Prema Eisenhandleru i Tzuru (2019), banke hrane su objekti poput skladišta ili depoa koje koriste organizacije kao što su smočnice hrane, javne kuhinje ili skloništa, kako bi ponudile pomoć u hrani onima koji se suočavaju s nestašicom hrane.

Cilj banke hrane ili druge humanitarne organizacije je dati vrijednost hrani koja bi inače završila na odlagalištima, unatoč tome što je sigurna i hranjiva za ljudsku prehranu. Osim što im je primarni cilj pomoći potrebitima, pridonose i očuvanju okoliša smanjenjem količine otpada, što ima značajne posljedice za okoliš.

Ove organizacije obično ovise o dobavljačima kao što su prehrambene tvrtke i drugi suradnici, koji u osnovi funkcioniraju kao veletrgovci. Neki od njihovih ključnih korisnika i dionika uključuju:

▪ Obitelji, organizacije djece i mladih, centri za liječenje ovisnosti, vjerska skloništa, radne zadruge i slične skupine.

▪ Proizvođači hrane, distributeri, supermarketi, veletrgovci, skladišta, trgovci na malo, prijevozničke tvrtke, financijske institucije, marketinške i komunikacijske agencije, javne ustanove, kao i razne nacionalne i međunarodne organizacije.

Akcije za hranu nisu novi koncept prikupljanja sredstava, ali služe kao osnova za banke hrane diljem svijeta. Zanemarivanje prvog koraka u prikupljanju hrane može dovesti do značajnog gubitka donacija.

Banke hrane ili druge humanitarne organizacije mogu se obratiti lokalnim restoranima, kafićima, odmorištima i drugim objektima za donacije hrane. Postizanje viših stopa donacija često zahtijeva fizički posjet tim lokacijama, kada je to moguće, i objašnjavanje svrhe banaka hrane.

Pitajte ih imaju li ostataka hrane kojima je rok trajanja, a koje bi mogli donirati umjesto da ih šalju na odlagalište. Mnoge institucije spremne su donirati takve proizvode.

Koraci za stvaranje ili proširenje mreže donatora

Identificirajte svoje idealne donatore hrane:

Kako biste počeli graditi svoju donatorsku mrežu, definirajte tko su vaši idealni donatori. To su ljudi koji će najvjerojatnije podržati vašu stvar i dijeliti vaše vrijednosti. Moguće je koristiti društvene mreže, e-poštu, pozive ili tehnike od vrata do vrata kako biste izgradili svoju donatorsku mrežu. Upotrijebite alate kao što su upitnici, društvene mreže ili baze podataka o donatorima za prikupljanje informacija o vašim trenutnim donatorima i potencijalnim podupirateljima. Zatim osmislite svoje govore ili poruke kako biste zadovoljili njihove potrebe.

Proširite svoj utjecaj:

Sljedeći korak u izgradnji vaše mreže donatora je povećanje vašeg dosega i vidljivosti. Pronađite način da se povežete s potencijalnim donatorima koji još uvijek možda ne znaju za vaš startup ili vaš cilj. Možete koristiti različite metode kao što su preporuke, događaji, mediji, partnerstva, online platforme ili izravna pošta. Također, uključite svoje postojeće donatore i podupiratelje da prošire riječ o tome. Budite strateški i kreativni u svom pristupu, nudeći vrijednost i relevantnost svojim izgledima. Nastojte pobuditi njihov interes i pozovite ih da saznaju više o vašem startup-u ili misiji.

Komunicirajte sa svojim potencijalnim pristašama:

Sljedeća faza u širenju vaše mreže donatora uključuje aktivno uključivanje vaših potencijalnih podržavatelja i njihovo vođenje kroz putovanje donacija. Važno je uspostaviti povjerenje i vezu s njima, a istovremeno im pokazati važnost njihove podrške. Upotrijebite različite metode i strategije kako biste ih angažirali, uključujući e-poštu, telefonske pozive, društvene medije, webinare, biltene i priče. Ponudite vrijedan i privlačan sadržaj koji ih informira, motivira i potiče na angažman.

Prilagodite svoju komunikaciju kako biste je učinili interaktivnijom i osjetljivijom te obratite pozornost na njihove povratne informacije, pitanja, nedoumice i prigovore.

“Traži dar”:

Sljedeći korak u širenju mreže donatora je traženje donacija. Ovo je trenutak kada se direktno i jasno obraćate svojoj ciljnoj skupini i tražite njihovu podršku. Budite sigurni i uvjerljivi u svojim zahtjevima, objasnite kako će njihove donacije učiniti razliku. Važno je biti pun poštovanja, ali i fleksibilan, nudeći im različite mogućnosti i pogodnosti za različite razine donacija. Učinite proces darivanja jednostavnim i praktičnim te izrazite zahvalnost za njihovu velikodušnost i predanost.

Uključite svoje donatore:

Sljedeći korak u širenju vaše mreže donatora je da natjerate svoje donatore da se vraćaju i postanu vjerni podržavatelji. Ključno je njegovati i njegovati svoj odnos s njima, pokazujući im koliko cijenite njihovu podršku. Koristite različite metode kao što su kartice zahvale, tražite njihove povratne informacije, dajte im novosti, kreirajte događaje ili provedite ankete kako biste zadržali svoje donatore.

Ponudite im relevantne i pravovremene informacije koje naglašavaju važnost njihovih doprinosa. Potaknite njihovo sudjelovanje i pozovite ih da budu dio vaše zajednice.

Neki donatori radije ostaju uključeni i aktivno sudjeluju u svom cilju. Kada donator postane zainteresiraniji, taj se odnos može njegovati i iz njega se može razviti dugoročno partnerstvo. Isticanjem njihovog angažmana moguće je privući više pristaša da se pridruže mreži donatora hrane.

Proširite svoju mrežu:

Posljednji korak u širenju vaše donatorske mreže je širenje vaših veza. To uključuje korištenje vaših postojećih donatora i podupiratelja za privlačenje novih. Možete ih motivirati da preporuče, predstave ili pozovu druge da se pridruže vašoj misiji. Uz to, koristite alate i platforme koje vašim pristašama omogućuju dijeljenje ili prikupljanje hrane za vašu organizaciju. Prepoznajte i nagradite svoje donatore i podupiratelje za njihov trud, njegujući kulturu velikodušnosti i pružanja pomoći.

Slika 1. Mogućnosti upravljanja viškom hrane.

Ograničeni resursi, koji povećavaju potrebu za pomoći u hrani, i konkurencija utječu na mrežu potražnje. Dostupnost viška hrane (SF) ključna je za transakcije, ali pojedinosti su neizvjesne do internog datuma “upotrijebiti do”. Strana ponude zahtijeva niske troškove preraspodjele i ima različite mogućnosti za upravljanje viškovima hrane (Slika 1). Redovita dostupnost viška hrane jača veze, ali sporadični viškovi zahtijevaju fleksibilnost i koordinaciju kako bi se oporavili. Redovita opskrba koči razvoj odnosa, što dovodi do redovnih i sporadičnih odnosa. Kako bi se povećao povrat viška hrane, potrebno je unaprijediti nove veze i postojeće veze. (Sundgren, 2022.).

Grupe za pomoć u hrani grade povjerenje ispunjavanjem očekivanja donatora. Ovo održava sindikate u poduzećima u kojima je vjerodostojnost važna. Snažne veze podrazumijevaju dosljednost, pravednost i izravno sudjelovanje, ali postoje praznine u znanju o hijerarhiji i redistribuciji rasipanja hrane među stručnjacima za upravljanje opskrbnim lancem. Obrazovanje ovih stručnjaka može pomoći jer se bacanje hrane događa u svim fazama opskrbnog lanca. Tvrtke tada mogu odgovorno redistribuirati hranu, oslanjajući se više na osobno znanje nego na vrstu proizvoda.

Logistika redistribucije hrane, razvoj infrastrukture i dizajn ruta

Mnoge skupine za humanitarnu pomoć, poput banaka hrane, služe kao mostovi između izvora hrane i onih kojima je potrebna. Obično te organizacije primaju hranu od tvrtki i pojedinaca, prerađuju je u svojim skladištima i zatim je distribuiraju ljudima na razne načine, ponekad preko neprofitnih organizacija ili vladinih organizacija. Za subjekte socijalne ekonomije kao što su banke hrane, financijska dobit i ekonomske mjere nisu u fokusu. Umjesto toga, prioritet daju društvenim i ekološkim utjecajima. Na taj način banke hrane igraju ključnu ulogu u poticanju održivosti unutar lanca opskrbe hranom.

Većina banaka hrane osniva se i djeluje lokalno, često s ograničenim resursima i nesigurnim opskrbama hranom. Oslanjaju se na donacije koje mogu varirati u učestalosti, vrsti, kvaliteti i količini. Zbog toga je važno pravedno raspodijeliti hranu unutar banke hrane.

Također, banke hrane uvelike ovise o volonterima, što ponekad može dovesti do problema poput neiskusnih radnika, otpora promjenama, velike fluktuacije i problema s odgovornošću.

Dobrotvorne i neprofitne organizacije ključne su u odgovoru na društvene probleme, kao što su smanjenje siromaštva i pomoć u katastrofama. Za financiranje ovise o velikodušnosti donatora, ali jednako je važna učinkovita raspodjela resursa onima kojima su potrebni.

Slika 2. Mreža lanca snabdevanja banke hrane (Martins et al., 2019).

Zahtjevi humanitarne organizacije za skladištenje variraju ovisno o specifičnim potrebama pojedinačnih koraka odgovora i općim ciljevima organizacije.

Organizacije koje se bave većim količinama dugotrajnih proizvoda mogu da zahtevaju višestruka skladišta na različitim lokacijama. Obratno, organizacije koje se fokusiraju na ciljane intervencije, kao što su psiho-društveni programi, mogu da imaju minimalnu potrebu za sveobuhvatnom strategijom skladištenja i mogu da pribave i dostavljaju direktno od prodavaca kako je potrebno za specifične projekte. Osim očekivanog obima proizvoda, specijalizovani zahtevi skaldišta takođe mogu da utiču na pristup skladištenja; upravljanje medicinskim zalihama na primer, zahteva temeljno upravljanje inventarom i potencijalno specijalizovane uslove skladištenja, dok dugotrajni neprehrambeni proizvodi (NFI), mogu da zahtevaju samo osnovu zaštitu od elemenata.

Agencije za humanitarnu pomoć obično usvajaju model distribucije sličan komercijalnim mrežama. Ovaj model uključuje međunarodna i lokalna skladišta, koja djeluju kao konsolidacijski centri, skladišta i konačne distribucijske točke za isporuku robe ugroženom stanovništvu.

Regionalna/međunarodna skladišta

Međunarodna ili regionalna skladišta djeluju kao centri za primanje proizvoda od dobavljača, donatora ili partnera. To omogućuje humanitarnim organizacijama da provjere, sortiraju i pripreme teret za daljnju distribuciju. Ova skladišta također služe kao objekti za prethodno pozicioniranje, zalihe za hitne slučajeve i skladišta, postupno obnavljajući zalihe u drugim skladištima u opskrbnom lancu. Iako mnoge agencije koriste regionalna skladišta, ona se ne bi trebala smatrati jedinom opcijom. Vođenje velikog skladišta, osobito u udaljenom području, može biti skupo i zahtijevati dodatno osoblje i vrijeme održavanja. Ako agencija nije voljna pokriti troškove ili pravilno nadzirati objekt, može odlučiti prepustiti vanjskim suradnicima upravljanje skladištem ili u potpunosti preskočiti vođenje regionalnog skladišta.

Pozicioniranje regionalnog skladišta

Kada birate gdje ćete smjestiti regionalno skladište, trebali biste razmotriti sljedeće:

Transportne veze	Je li skladište blizu velikih luka ili zračnih luka koje imaju dovoljan kapacitet?
Područje odgovora	Je li regija aktivna u pružanju pomoći i uklapa li se lokacija u opći plan?
Vrsta pomoći	Hoće li se skladište koristiti za brzi odgovor ili dugoročne projekte?
Objekti	Ima li lokacija dovoljnu veličinu i kvalitetu zgrada? Trebate li posebno skladištenje s kontroliranom temperaturom?
Trošak	Je li isplativo raditi u zemlji? Postoje li povlastice poput zone slobodne trgovine ili izuzeća za humanitarni rad?
Politička stabilnost	Je li politika države stabilna i nije podložna sukobima ili promjenama politike?
Tehnička pomoć	Postoje li u blizini kvalificirani radnici ili tvrtke koje mogu obaviti popravke i upravljati skladištem?

Regionalno/međunarodno upravljanje skladištem

Regionalna ili međunarodna skladišta mogu biti objekti izgrađeni po narudžbi, u kojima radi obučeno osoblje ili njima upravljaju vanjski pružatelji logističkih usluga. Idealno bi bilo da ova skladišta koriste računalne alate za upravljanje zalihama. Radno okruženje takvih skladišta mora biti stabilno i usmjereno na ekonomično poslovanje. Mnoge organizacije imaju centralizirana skladišta diljem svijeta, nudeći honorarne usluge drugim humanitarnim skupinama.

Centralno skladište – reagovanje

Broj i položaj potrebnih skladišta u zoni odgovora ovisi o količini i vrsti aktivnosti, kao i operativnim područjima. Mnoge organizacije za odgovor žele imati barem jedno središnje spremište u zemlji ili području odgovora.

Središnje skladište u području odgovora obično se nalazi u glavnom gradu ili većem trgovačkom središtu s dobrom infrastrukturom. Njegova lokacija može varirati ovisno o potrebama organizacije i ciljevima odgovora. U većim područjima ili aktivnostima, organizacije mogu trebati veća skladišta na više lokacija. Centralno skladište obično se nalazi u blizini mora i zračnih luka, proizvodnih pogona, iskusnih radnika i transportnih službi. Njime može upravljati izravno agencija ili ga mogu angažirati vanjski izvođači u područjima s dovoljno komercijalnih aktivnosti.

Centralno skladište služi kao glavna točka za prijem robe u zemlju i prikupljanje lokalno kupljenih proizvoda. Cilj strategije centraliziranog skladišta je osigurati stabilnu opskrbu proizvodima udaljenim ili teško dostupnim područjima, uz održavanje dostatnih zaliha za zadovoljenje potražnje. Neke se organizacije mogu odlučiti za izravne isporuke od kupaca ili međunarodnih luka do terenskih skladišta ili distribucijskih lokacija umjesto korištenja strategije središnjeg skladišta.

Terenska skladišta

Terenska skladišta obično nemaju istu razinu infrastrukture kao središnja ili međunarodna skladišta. Uvjeti skladištenja često su ograničeni i mogu biti potrebne nadogradnje za posebne zahtjeve kao što je kontrola temperature.

Sigurnost je veliki izazov u poljskim skladištima i mogu biti potrebne dodatne sigurnosne mjere kao što su ograde i stražari.

Teret se obično transportira i slaže ručno uz minimalnu opremu za skladištenje kao što su regali.

Radna snaga u skladištu na terenu može se sastojati od povremenih radnika s malo iskustva u skladištenju, a sustavi inventara često se temelje na papiru. Izgradnja skladišta na terenu može biti kaotična, pa čak i opasna, osobito u hitnim humanitarnim situacijama. Stoga menadžment mora biti praktičan i orijentiran na akciju, te se usredotočiti na pružanje pomoći brzo i učinkovito, istovremeno osiguravajući odgovornost.

Dionice logističkog poslovanja u distribuciji humanitarne hrane

Trenutačno humanitarne organizacije u nekoliko zemalja ručno upravljaju procesima isporuke hrane, kao što su zalihe hrane i rasporedi dostave, bilježeći te procese na papiru. Informacije koje osoblje ili upravitelji trebaju znati u svakom trenutku kako bi imali potencijal za poboljšanje su (a) znati u stvarnom vremenu status zaliha hrane u svakom objektu, (b) dijeliti informacije putem sustava banke hrane za isporuku hrane i stoga (c) poboljšati vrijeme rada i učinkovitost. Osoblje mora dostaviti hranu, čak i ako je ruta dostave duga i ne baš učinkovita. Nadalje, ručno planiranje dostave hrane može rezultirati neujednačenim rasporedom osoblja. Ovi problemi mogu dovesti do rasipanja resursa, kako u pogledu vremena tako iu smislu financijskih troškova.

Kako se zalihe hrane te količine i vrste hrane koje pojedinci/organizacije traže stalno mijenjaju, ključno je da se informacije o hrani u sustavu stalno ažuriraju i održavaju u stvarnom vremenu.

Operativni sustav se sastoji od tri glavna mehanizma: mehanizma za upravljanje zalihama, mehanizma za upravljanje rasporedom rada i mehanizma za upravljanje isporukom.

Mehanizam upravljanja zalihama

Mehanizam upravljanja zalihama odgovoran je za pohranu i praćenje trenutnih informacija o zalihama hrane u svakom objektu. Neke od komponenti podataka za svaku zalihu hrane uključuju:’

• Naziv hrane
• Kategorija (npr. pića, konzervirana hrana, svježi proizvodi, sezonski proizvodi itd.)
• Rok trajanja
• Količina
• Težina
• Datum dolaska
• Objekt u kojem se nalazi hrana
• Članovi osoblja u svakoj banci hrane ručno ažuriraju, dodaju i brišu ove podatke kada dođe do promjena u stanju zaliha.
• Mehanizam upravljanja rasporedom rada

Ovaj mehanizam upravljanja rasporedom rada osoblja. Informacije uključuju imena osoblja, naslove zadataka te vrijeme početka i završetka svakog zadatka. Unosom ovih informacija u sustav, slično mehanizmu za upravljanje zalihama, rasporedi rada svih zaposlenika mogu se dijeliti i ažurirati.

• Mehanizam upravljanja isporukom

Ovaj mehanizam prati rasporede dostave hrane za sve objekte banaka hrane. Trenutno uključuje sljedeće pojedinosti:

• Izvorište pošiljke hrane
• Odredišni objekt pošiljke hrane
• Naziv hrane
• Količina
• Datum i vrijeme isporuke
• Dodijeljeno osoblje za dostavu

Nakon što je dostava hrane završena prema rasporedu unesenom u sustav, podaci o inventaru koji se odnose na dostavu obično se ručno ažuriraju između objekata.

Humanitarne organizacije mogu poboljšati svoje procese kroz suradnju s tvrtkama za informacijske sustave i softvere, kako bi digitalizirale različite funkcije i procese. Razvoj takvog softvera može pomoći u planiranju, prikupljanju podataka i optimiziranju distribucije hrane. Osim toga, softverska tvrtka također se može uključiti u volonterske aktivnosti i pružiti financijsku podršku organizaciji prikupljanja hrane putem svog odjela za ljudske resurse.

Postupci praćenja. Protokoli praćenja i posjeti donatorima i dobrotvornim organizacijama

Postupci nadzora i praćenja igraju ključnu ulogu u osiguravanju transparentnosti, odgovornosti i učinkovitosti u upravljanju donacijama i dobrotvornim aktivnostima. Primjenom učinkovitih protokola praćenja i provođenjem redovitih naknadnih posjeta donatorima i dobrotvornim organizacijama, organizacije mogu ojačati odnose, održati povjerenje donatora i maksimalno povećati učinak dobrotvornih priloga. U ovom nastavnom materijalu istražit ćemo ključne strategije i najbolje prakse za postupke praćenja i provođenje naknadnih posjeta u kontekstu upravljanja donatorima i dobrotvornih aktivnosti.

Razumijevanje postupaka praćenja

Postupci praćenja uključuju sustavno promatranje, evaluaciju i praćenje procesa i aktivnosti povezanih s upravljanjem donacijama i dobrotvornim inicijativama. To uključuje nadzor cijelog ciklusa donacije, od primanja priloga do isplate sredstava i procjenu učinka dobrotvornih programa.

Postupci praćenja pomažu osigurati usklađenost s pravnim i etičkim standardima, prepoznati potencijalne rizike ili neusklađenost i pratiti učinkovitost korištenja resursa. Uspostavom jasnih protokola praćenja, organizacije mogu ranije otkriti probleme i poduzeti proaktivne mjere kako bi na njih odgovorile, čime se poboljšava transparentnost i odgovornost.

Ključne komponente postupaka praćenja uključuju:

• Dokumentacija i čuvanje podataka: Vođenje detaljne dokumentacije i sveobuhvatne evidencije osnova je za učinkovite postupke praćenja. To uključuje sustavno i organizirano bilježenje svih relevantnih detalja u vezi s transakcijama donacija, komunikacijom i aktivnostima. Stvaranjem standardiziranih procedura dokumentacije, organizacije osiguravaju dosljednost i jasnoću u održavanju informacija o donatorima, pojedinosti o doprinosima i isplatama sredstava. Korištenje odgovarajućih alata ili sustava kao što je softver za upravljanje donatorima ili podatkovni sustavi poboljšavaju proces čuvanja podataka i poboljšavaju dostupnost i pronalaženje informacija. 

Precizno i transparentno upravljanje zalihama ne samo da osigurava transparentnost i reviziju, već služi i kao vrijedan resurs za analizu, izvješćivanje i donošenje odluka.

• Redovne revizije i procjene: Provođenje periodičnih revizija i evaluacija ključno je za evaluaciju učinkovitosti i integriteta procesa doniranja i financijskih podataka. Interne revizije, koje provode neovisni ili interni revizori, ispituju internu kontrolu, usklađenost s politikama i propisima te točnost financijskih izvješća. Vanjske revizije, koje provode vanjske revizorske tvrtke ili regulatorna tijela, daju objektivnu procjenu financijskih praksi i usklađenosti sa zakonskim i regulatornim zahtjevima. Ove revizije identificiraju sve nepravilnosti, pogreške i nesukladnosti, omogućujući organizacijama da brzo isprave te probleme i pojačaju mjere kontrole.

Redovite evaluacije procesa donacija i financijskih podataka poboljšavaju odgovornost, smanjuju rizike i ulijevaju povjerenje među dionicima u prakse financijskog upravljanja organizacije.

• Pokazatelji učinka i izvješćivanje: Uspostavljanje pokazatelja učinka ključno je za procjenu utjecaja i učinkovitosti dobrotvornih programa. Definiranjem jasnih ciljeva i mjerljivih pokazatelja, organizacije mogu procijeniti rezultate programa, pratiti napredak i pokazati odgovornost dionicima. Pokazatelji uspješnosti mogu uključivati kvantitativne mjere kao što su:
• broj opsluženih korisnika
• prikupljena sredstva odnosno
• postignuti ciljevi, kao i kvalitativni pokazatelji kao što su zadovoljstvo
            korisnika ili utjecaj na zajednicu.

Redovito izvješćivanje o uspješnosti programa omogućuje organizacijama jasno i učinkovito komuniciranje rezultata s dionicima, uključujući donatore, članove odbora, regulatorne agencije i javnost.

Donošenje odluka temeljeno na podacima praćenjem napretka prema unaprijed definiranim pokazateljima omogućuje organizacijama da identificiraju područja za poboljšanje, strateški rasporede resurse i optimiziraju rezultate programa.

Korisna dokumentacija u vezi s procesom praćenja i evaluacije humanitarne organizacije s detaljnijim informacijama za daljnje razmatranje: https://www.unitar.org/sites/default/files/uploads/pprs/monitoring-and-evaluation_revised_april_2017.pdf https://www.intrac.org/wpcms/wp-content/uploads/2020/07/ME-of-humanitarian-action.pdf

Provođenje naknadnih posjeta donatorima i dobrotvornim organizacijama

Naknadni posjeti donatorima i dobrotvornim organizacijama služe kao prilika za jačanje odnosa, izražavanje zahvalnosti za doprinose i prikupljanje povratnih informacija o dobrotvornim inicijativama.

Ovi posjeti daju osobni pečat naporima donatora i pokazuju predanost transparentnosti i odgovornosti. Prilikom provođenja naknadnih posjeta, razmotrite sljedeće:

Pripremu i planiranje: Prije zakazivanja naknadnog posjeta, ključno je da uložite vrijeme u pripremu i planiranje. To uključuje procjenu donatorove povijesti s organizacijom, uključujući prethodne doprinose, interakcije i sve specifične preferencije ili interese koje je možda izrazio. Osim toga, prikupite relevantne informacije o tekućim dobrotvornim aktivnostima ili projektima koji su u skladu s filantropskim interesima donatora. Jasno definirajte ciljeve i dnevni red posjeta, ističući specifične teme za raspravu ili područja istraživanja.

Ako ste dobro pripremljeni za posjet, pokazujete profesionalizam i predanost prioritetima i brigama donatora, čime se povećava učinkovitost posjeta.

Učinkovita komunikacija: Tijekom naknadnog posjeta dajte prednost smislenoj i zanimljivoj komunikaciji s donatorima i predstavnicima dobrotvornih organizacija. Polako pažljivo slušajte perspektivu donatora, motivaciju i očekivanja u vezi s njihovim dobrotvornim prilozima. Potaknite ih da otvoreno daju povratne informacije, nedoumice i prijedloge te da mogu otvoreno i iskreno postaviti sva pitanja i upite. Učinkovita komunikacija gradi i jača odnose, postavljajući temelje za kontinuirano sudjelovanje i podršku.

Zahvalnost i priznanje: Izražavanje iskrene zahvalnosti i priznanja za velikodušnost i potporu donatora ključno je tijekom naknadnih posjeta. Iskoristite priliku da iskreno zahvalite donatorima na njihovim doprinosima i pozitivnom utjecaju koji su imali na misiju organizacije i njezine korisnike. Omogućite im personalizirano priznanje koje ističe važnost njihovog sudjelovanja i vidljive rezultate postignute njihovim donacijama. Podijelite konkretne primjere ili priče o uspjehu koji pokazuju kako su korišteni njihovi doprinosi i živote ljudi koje su dotakli. Izražavanjem zahvalnosti ojačat ćete vrijednost njihovog partnerstva i potaknuti njihovu kontinuiranu podršku i odanost.

Prikupljanje povratnih informacija i planiranje aktivnosti: Aktivno tražite povratne informacije od donatora i predstavnika dobrotvornih organizacija o njihovim iskustvima s organizacijom i njezinim dobrotvornim inicijativama. Potaknite ih da podijele svoje stavove, uključujući prijedloge za poboljšanje ili područja u kojima je potrebna dodatna podrška. Vodite bilješke tijekom razgovora kako biste zabilježili ključne uvide i zapažanja. Nakon posjeta pažljivo pregledajte povratne informacije koje ste primili i identificirajte korake koji se mogu poduzeti za poboljšanje ili prilagodbu. Koristite ove povratne informacije za donošenje strateških odluka, prilagodbe programa i buduće inicijative za prikupljanje sredstava. Implementacijom povratnih informacija donatora u svoj proces planiranja, pokazat ćete predanost osjetljivosti i stalnom poboljšanju, njegujući kulturu odgovornosti i suradnje. 

Učinkoviti postupci praćenja i naknadni posjeti ključni su elementi uspješnog upravljanja donatorima i dobrotvornim organizacijama. Primjenom strogih protokola praćenja i provođenjem redovitih naknadnih posjeta, organizacije mogu osigurati transparentnost, odgovornost i zadovoljstvo donatora. Davanjem prioriteta potpori i angažmanu donatora, organizacije mogu poticati dugoročne odnose, potaknuti kontinuiranu podršku i maksimalno povećati učinak dobrotvornih priloga.

Širenje poruke i maksimiziranje društvenog utjecaja dobrotvorne mreže

Širenje svijesti i maksimiziranje društvenog utjecaja dobrotvorne mreže osnova su za učinkovito reagiranje na potrebe društva i prikupljanje podrške za smislene ciljeve. Putem strateškog dosega i angažmana dionika, dobrotvorne organizacije mogu povećati svoj doseg, mobilizirati resurse i katalizirati pozitivne promjene.

Korištenje digitalnih platformi

U svijetu kojeg pokreće digitalna tehnologija, dobrotvorne organizacije imaju jedinstvene prilike za povezivanje s publikom diljem svijeta putem različitih digitalnih platformi.

Ove platforme daleko nadilaze samo ažuriranja društvenih medija, nudeći dinamične načine za uključivanje i širenje. Njegujući ciljani marketing, partnerstva s utjecajnim osobama i strateške kampanje na društvenim mrežama, dobrotvorne organizacije mogu istaknuti svoju poruku i proširiti svoj utjecaj. Pažljivom analizom metrike i uvida, organizacije mogu poboljšati svoje digitalne strategije, osiguravajući da su učinkovito usklađene sa svojim ciljnim skupinama i postižu značajan angažman. Od stvaranja zanimljivog sadržaja do njegovanja online zajednica, korištenje digitalnih platformi omogućuje dobrotvornim organizacijama da dosegnu nove visine u svojim naporima i nastojanjima za društveni utjecaj.

Osobne anegdote, iskustva i priče o uspjehu čine misiju humanitarne organizacije humanijom, čineći je nečim s čime se podržavatelji mogu poistovjetiti i čime se mogu nadahnuti. Korištenje multimedijskih formata kao što su videozapisi, podcastovi i infografike poboljšava iskustvo pripovijedanja i privlači pozornost publike u stalno rastućem, pretrpanom digitalnom krajoliku.

Dijeljenjem autentične priče koje pokazuju vidljive učinke njihova rada, dobrotvorne organizacije mogu stvoriti značajne veze s pristašama i nadahnuti ih da postanu prvaci za svoju svrhu. (Slika 4).

Poticanje strateških partnerstava

Strateška partnerstva služe kao osnova za širenje dosega i utjecaja dobrotvorne mreže. Ta partnerstva uključuju suradnju s korporacijama, sličnim neprofitnim organizacijama, vladinim agencijama i organizacijama zajednice.

Udruživanjem resursa, iskustva i mreža, dobrotvorne organizacije mogu pojačati svoje glasove, pristupiti dodatnim izvorima financiranja i iskoristiti zajedničke platforme za kampanje podizanja svijesti i zagovaranja. Izgradnja i njegovanje ovih partnerstava zahtijeva njegovanje veza temeljenih na uzajamnom povjerenju, zajedničkim vrijednostima i jedinstvenoj predanosti pokretanju pozitivnih društvenih promjena. Putem strateških saveza, dobrotvorne organizacije mogu proširiti svoj doseg i utjecaj, katalizirajući transformativne inicijative koje odgovaraju na goruće društvene izazove u razmjerima.

Poticanje pristaša da organiziraju lokalne događaje, događaje prikupljanja sredstava i kampanje podizanja svijesti znači poticanje osjećaja zajednice i uključenosti u misiju dobrotvorne organizacije. Poticanjem kulture lokalnog aktivizma, dobrotvorne organizacije mogu katalizirati valovito djelovanje pozitivne promjene koja se proteže izvan njihove neposredne mreže, potičući pojedince da postanu nositelji društvenih promjena unutar svojih zajednica.

Suradnja s tradicionalnim medijima

Unatoč porastu digitalnih platformi, tradicionalni mediji ostaju moćan alat za formiranje javnog mnijenja i podizanje svijesti. Dobrotvorne organizacije trebale bi se aktivno uključiti u tradicionalne medije putem priopćenja za javnost, medijskih prezentacija i prilika za intervjue. Njegujući odnose s novinarima i izvjestiteljima koji prate relevantne teme, omogućuje medijsku pokrivenost, dodatno ističe poruku dobrotvorne organizacije i širi njezin utjecaj.

Integracija tradicionalnih medijskih kanala zajedno s digitalnim platformama osigurava sveobuhvatan i višestruk pristup širenju poruke i maksimiziranju društvenog učinka.

Koristeći digitalne i tradicionalne komunikacijske kanale, dobrotvorne organizacije mogu učinkovito doprijeti do šire i raznolikije publike i potaknuti pozitivne promjene u većem opsegu.

Maksimiziranje društvenog utjecaja dobrotvorne mreže zahtijeva strateške i proaktivne napore za širenje poruke, uključivanje dionika i mobilizaciju podrške. Korištenjem digitalnih platformi, njegovanjem strateških partnerstava, jačanjem lokalnog zagovaranja, pričanjem uvjerljivih priča i suradnjom s tradicionalnim medijima, dobrotvorne organizacije mogu proširiti svoj doseg, potaknuti djelovanje i stvoriti dugoročnu promjenu zajednice.

Kroz suradničke i inovativne pristupe, dobrotvorne organizacije mogu iskoristiti zajedničku snagu svojih mreža kako bi odgovorile na hitne društvene izazove i ostvarile značajan utjecaj. (Slika 5).

Literatura

1. Charities Regulator. (2017). Guidelines for charitable organisations on fundraising. https://www.charitiesregulator.ie/media/1083/guidance-for-fundraising-english.pdf 
2. NPI. (2012). Connecting with donors. https://www.ngoconnect.net/sites/default/files/resources/Part%203%20-%20Connecting%20with%20Donors.pdf
3. Donor Network. (n.d.). [Business]. How Do You Grow Your Donor Network? Retrieved March 14, 2024, https://www.linkedin.com/advice/1/how-do-you-grow-your-donor-network-skills-fundraising
4. Ghahremani-Nahr, J., Ghaderi, A., & Kian, R. (2023). A food bank network design examining food nutritional value and freshness: A multi objective robust fuzzy model. Expert Systems with Applications, 215, 119272. https://doi.org/10.1016/j.eswa.2022.119272
5. González-Torre, P. L., & Coque, J. (2016). From Food Waste to Donations: The Case of Marketplaces in Northern Spain. Sustainability, 8(6), Article 6. https://doi.org/10.3390/su8060575
6. Guet, I.-H. (2002). Monitoring fundraising – issue lab. https://www.issuelab.org/resources/16097/16097.pdf
7. Iiyama, T., Kitakoshi, D., & Suzuki, M. (2021). An Approach for Creation of Logistics Management System for Food Banks Based on Reinforcement Learning. Proceedings of the 4th International Conference on Information Science and Systems, 60–67. https://doi.org/10.1145/3459955.3460601
8. Martins, C. L., Melo, M. T., & Pato, M. V. (2019). Redesigning a food bank supply chain network in a triple bottom line context. International Journal of Production Economics, 214, 234–247. https://doi.org/10.1016/j.ijpe.2018.11.011
9. Reusken, M., Cruijssen, F., & Fleuren, H. (2023). A food bank supply chain model: Optimizing investments to maximize food assistance. International Journal of Production Economics, 261, 108886. https://doi.org/10.1016/j.ijpe.2023.108886
10. Sundgren, C. (2022). Circular supply chain relationships for food redistribution. Journal of Cleaner Production, 336, 130393. https://doi.org/10.1016/j.jclepro.2022.130393
11. TUAID. (2023, October 11). Considerations in Charity Logistics. TUAID. https://tuaid.org/navigating-charity-logistics/
12. Wilke, Burkhard. (2003). Monitoring Charitable Organizations: Criteria and Assessment Methods.https://www.researchgate.net/publication/228800092_Monitoring_Charitable_Organizations_Criteria_and_Assessment_Methods

Prezentacija

Čestitamo na završetku obuke 3. Modula ReS-Food tečaja. Ne zaboravite podijeliti svoje postignuće sa svojim prijateljima!