Res-Food

Modul 3 – Zajednica donora

MODUL 3: ZAJEDNICA DONORA

Kako izgraditi i proširiti mrežu donora i dobrotvornih organizacija?

Efikasan metod upravljanja viškom hrane uključuje redistribuiranje hrane dobrotvornim organizacijama ili bankama hrane. Prateći prevenciju, najpoželjniji izbor u hijerarhiji otpada od hrane je preusmeravanje suvišne hrane ka ljudskoj potrošnji.

Prema Eisenhandler i Tzur (2019), banke hrane su objekti poput skladišta ili depoa koji se koriste od strane organizacija kao što su ostave za hranu, javne kuhinje ili skloništa, da ponude pomoć u hrani onima koji se suočavaju sa nestašicom hrane.

Cilj banke hrane ili drugih humanitarnih organizacija je da daju vrednost hrani koja bi inače završila na otpadima, uprkos tome što je bezbedna i hranljiva za ljudsku potrošnju. Osim što je njihov primarni cilj da pomognu onima kojima je to potrebno, one takođe doprinose ekološkom očuvanju time što smanjuju otpad, što ima značajne ekološke posledice.

Ove organizacije obično zavise od snabdevača kao što su prehrambene kompanije i drugi doprinosioci, koji u osnovi funkcionišu kao veleprodavci. Neki od njihovih ključnih korisnika i interesnih grupa uključuju:

  • Porodice, decu i organizacije mladih, centre za lečenje od zavisnosti, religijska skloništa, radne zadruge i slične grupe.
  • Proizvođače hrane, distributere, supermarkete, veleprodavce, skladišta, maloprodaje, firme za transport, finansijske institucije, marketinške i agencije za komunikacije, javne ustanove, kao i različite državne i međunarodne organizacije.

Prikupljanje hrane nije novi koncept za skupljanje fondova, ali služi kao osnova za banke hrane širom sveta. Zapostavljanje prvog koraka u sakupljanju hrane može da rezultuje značajnim gubitkom donacija.

Banke hrane ili druge humanitarne organizacije mogu da se obrate lokalnim restoranima, kafićima, odmorištima i drugim ustanovama za donacije u hrani. Postizanje veće stope donacija često zahteva fizičko posećivanje ovih lokacija, kada je moguće, i objašnjavanje svrhe banaka hrane. Raspitajte se da li imaju viškove hrane koji su blizu isteka roka trajanja koje bi mogli da doniraju umesto da ih pošalju na otpad. Mnoge ustanove su voljne da doniraju takve proizvode.

Proširivanje vaše mreže donora zahteva promišljene kontakte i negovanje međusobnih odnosa:

Učestvujte u događajima umrežavanja, radionicama i konferencijama kako biste se povezali sa potencijalnim donorima.

Koristite društvene mreže da komunicirate sa širom zajednicom. Sarađujte blisko sa postojećim donorima kako biste stekli preporuke.

Osmislite komunikacione pristupe kako biste podvukli postignuća vaše organizacije.

Kroz upornu posvećenost vašoj misiji i izgradnji autentičnih odnosa, možete da proširite i unesete diverzitet u vaš skup donora.

Koraci za stvaranje ili proširivanje vaše mreže donora

  • Identifikujte vaše idealne donore hrane:

Kako biste počeli da gradite vašu mrežu donora, definišite ko su vaši idealni donori. Ovo su ljudi koji će najverovatnije podržati vaš cilj i deliti vaše vrednosti. Moguće je koristiti društvene mreže, mejlove, pozive ili tehnike ,,od vrata do vrata’’ kako biste stvorili vašu mrežu donora. Koristite alate kao što su upitnici, društvene mreže ili baze donora kako biste sakupili informacije o vašim trenutnim donorima i potencijalnim pristalicama. Potom osmislite vaše govore ili poruke kako biste zadovoljili njihove potrebe.

  • Proširite vaš uticaj:

Sledeći korak u izgradnji vaše mreže donora je da povećate vaš doseg i vidljivost. Pronađite način da se povežete sa potencijalnim donorima koji možda još uvek ne znaju za vaš startap ili cilj. Možete koristiti različite metode kao što su preporuke, događaji, mediji, partnerstva, onlajn platforme ili direktna pošta. Takoše, uključite vaše postojeće donore i pristalice da prošire poruku o tome. Budite strateški i kreativno orijentisani u vašem pristupu, kroz nuđenje vrednosti i značaja vašim prospektima. Ciljajte da ih zainteresujete i pozovite ih da nauče više o vašem startapu ili misiji.

  • Komunicirajte sa vašim potencijalnim pristalicama:

Sledeća faza u širenju vaše mreže donora podrazumeva da aktivno uključite vaše potencijalne pristalice i vodite ih kroz putovanje donorstva. Važno je uspostaviti poverenje i povezanost sa njima, dok im u isto vreme pokazujete značaj njihove podrške. Koristite razne metode i strategije da ih uključite, uključujući mejlove, telefonske pozive, društvene mreže, vebinare, biltene i priče. Ponudite vredan i privlačan sadržaj koji informiše, motiviše i podstiče ih da se uključe. Personalizujte vašu komunikaciju da je učinite interaktivnijom i responsivnijom i obratite pažnju na njihove povratne informacije, pitanja, brige i primedbe.

  • ”Pitajte za poklon”:

Sledeći korak u širenju vaše mreže donora je da tražite donacije. Ovo je trenutak kada se direktno i jasno obraćate vašoj ciljnoj grupi i tražite njihovu podršku. Budite samopouzdani i uverljivi u vašim zahtevima, objasnite na koji način će njihove donacije napraviti razliku. Važno je da budete puni poštovanja, ali i prilagodljivi, nudeći im različite opcije i benefite za različite nivoe doniranja. Učinite proces davanja jednostavnim i prigodnim, i izrazite zahvalnost za njihovu velikodušnost i posvećenost.

  • Održite uključenost vaših donora:

Sledeći korak u širenju vaše mreže donora je da učinite da se vaši donori vraćaju i postanu lojalne pristalice. Ključno je da negujete i brinete o vašoj vezi sa njima, pokazujući im koliko cenite njihovu podršku. Koristite različite metode kao što su zahvalnice, pitajte ih za povratne informacije, ispričajte im novosti, pravite događaje ili sprovodite ankete kako biste zadržali vaše donore.

Ponudite im relevatne i pravovremene informacije koje ističu značaj njihovih doprinosa. Podstaknite njihovo učešće i pozovite ih da budu deo vaše zajednice.

Neki donori više vole da ostanu uključeni i aktivno učestvuju u svom cilju. Kada donor postane zainteresovaniji, ova veza može da se neguje i iz nje može da se razvije dugoročno partnerstvo. Ističući njihovu uključenost, moguće je privući više pristalica da se pridruže mreži donora hrane.
  • Proširite vašu mrežu:

Poslednji korak u širenju vaše mreže donora je da proširite vaše konekcije. Ovo podrazumeva korišćenje vaših postojećih donora i pristalica kako biste privukli nove. Možete ih motivisati da upute, upoznaju ili pozovu druge da se pridruže vašoj misiji. Osim toga, koristite alate i platforme koje omogućavaju vašim pristalicama da dele ili skupljaju hranu za vašu organizaciju. Prepoznajte i nagradite vaše donore i pristalice za njihov trud, negujući kulturu velikodušnosti i proširivanja.

Slika 1 Opcije upravljanja viškom hrane.
Slika 1 Opcije upravljanja viškom hrane.

Ograničeni resursi, koji povećavaju potrebu za ispomoći u vidu hrane i konkurencija utiču na mrežu potražnje. Dostupnost viška hrane je ključna za transakcije, ali su specifičnosti nesigurne do internog datuma ’’roka trajanja’’. Strana snabdevanja zahteva niske troškove redistribucije i ima različite opcijde upravljanja viškom hrane (Slika 1). Redovna dostupnost viška hrane jača veze, ali sporadični viškovi zahtevaju fleksibilnost i koordinaciju za oporavak. Redovnost zalihe ometa razvoj veze, dovodeći do kako redovnih tako i sporadičnih veza. Kako biste pojačali povrat viška hrane, potebno je unaprediti nove konekcije i postojeće veze.  (Sundgren, 2022).

Grupe za pružanje pomoći u vidu hrane grade poverenje kroz ispunjavanje očekivanja donora. Ovo održava unije u biznisima gde je kredibilnost važna. Jake veze podrazumevaju doslednost, pravednost i direktno učešće, ali rupe u znanju o hijerarhiji otpada od hrane i redistribuciji postoje među profesionalcima koji upravlaju lancem snabdevanja. Edukovanje ovih profesionalaca može da pomogne, jer otpad od hrane nastaje u svim fazama lanca snabdevanja. Kompanije onda mogu odgovorno da redistribuiraju hranu, oslanjajući se više na lično znanje nego na vrstu proizvoda.

Logistika redistribucije hrane, razvoj infrastrukture i dizajn usmeravanja

Mnoge grupe za humanitarnu pomoć, kao što su banke hrane služe kao mostovi između izvora hrane i onih kojima je ona potrebna. Obično ove organizacije dobijaju hranu od kompanija i pojedinaca, prerađuju je u svojim skladištima i onda je distribuiraju do ljudi na razne način, nekad kroz neprofitne organizacije ili vladine organizacije. Za subjekte društvene ekonomije kao što su banke hrane, finansijske dobiti i ekonomske mere nisu fokus. Umesto toga, oni prioritizuju društvene i ekološke uticaje. Na ovaj način, banke hrane igraju ključnu ulogu u negovanju održivosti unutar lanca snabdevanja hranom.

Većina banaka hrane kreće i posluje lokalno, često sa ograničenim resursima i nesigurnim zalihama hrane. One se oslanjaju na donacije, koje mogu da variraju u učestalosti, vrsti, kvalitetu i količini. Zbog ovoga, važno je distribuirati hranu pravedno unutar banke hrane.

Takođe, banke hrane zavise umnogome od volontera, što nekad može dovesti do problema kao što su neiskusni radnici, pružanje otpora promenama, visok obrt, i problemi sa odgovornošću.

Dobrotovorne organizacije i neprofitne organizacije su ključne u odgovaranju na društvene probleme, kao što su smanjenje siromaštva i pomoć u katastrofama. One zavise od velikodušnosti donora za finansiranje, ali je jednako važna efikasna distribucija resursa onima kojima je potrebna pomoć.

Slika 2 Mreža lanca snabdevanja banke hrane (Martins et al., 2019).
Slika 2 Mreža lanca snabdevanja banke hrane (Martins et al., 2019).

Zahtevi skladištenja humanitarne organizacije variraju u zavisnosti od specifičnih potreba individualnih koraka za reagovanje i sveobuhvatnih ciljeva organizacije.

Organizacije koje se bave većim količinama dugotrajnih proizvoda mogu da zahtevaju višestruka skladišta na različitim lokacijama. Obratno, organizacije koje se fokusiraju na ciljane intervencije, kao što su psiho-društveni programi, mogu da imaju minimalnu potrebu za sveobuhvatnom strategijom skladištenja i mogu da pribave i dostavljaju direktno od prodavaca kako je potrebno za specifične projekte. Osim očekivanog obima proizvoda, specijalizovani zahtevi skaldišta takođe mogu da utiču na pristup skladištenja; upravljanje medicinskim zalihama na primer, zahteva temeljno upravljanje inventarom i potencijalno specijalizovane uslove skladištenja, dok dugotrajni neprehrambeni proizvodi, mogu da zahtevaju samo osnovu zaštitu od elemenata.

Obično, agencije za pružanje humanitarne pomoći usvajaju model distribucije sličan komercijalnim mrežama. Ovaj model podrazumeva međunarodna i lokalna skladišta, koja se ponašaju kao centri konsolidacije, spremišta i tačke za finalnu distribuciju za dostavljanje dobara populaciji koja je ugrožena.

Slika 3 Autokarta donacija (González-Torre & Coque, 2016).
Slika 3 Autokarta donacija (González-Torre & Coque, 2016).

Regionalna/međunarodna skladišta

Internacionalna ili regionalna skladišta ponašaju se kao centri za primanje proizvoda od prodavaca, donora ili partnera. Ovo omogućava humanitarnim organizacijama da provere, sortiraju i pripreme tovar za dalju distribuciju. Ova skladišta takođe služe kao objekti za prethodno razmeštanje, čuvanje zaliha u hitnim slučajevima i kao spremišta, koja postepeno obnavljaju zalihe drugim skladištima u lancu snabdevanja. Dok mnoge agencije koriste regionalna skladišta, ona ne treba da se posmatraju kao jedina opcija. Vođenje velikog skladišta, naročito u zabačenoj oblasti može da bude skupa i zahteva dodatno osoblje i vreme za održavanje. Ukoliko agencija nije spremna da pokrije troškove ili pravilno nadgleda objekat, može da izabere da spoljne saradnike koji će upravljati skladištem ili da preskoči vođenje regionalnog skladišta u potpunosti.

Pozicioniranje regionalnog skladišta

Kada birate gde da smestite regionalno skladište, treba da razmišljate o dole nabrojanim stvarima:

Transportnim vezama Da li je skladište blizu velikih luka ili aerodroma koji imaju dovoljan kapacitet?
Područje odgovora Da li je region aktivan u pružanju pomoći i da li se lokacija uklapa sa opštim planom?
Vrsta pomoći Da li će se skladište koristiti za brzo reagovanje ili dugoročne projekte?
Objekti Da li lokacija ima dovoljnu veličinu i kvalitet zgrada? Da li vam je potrebno specijalno skladište sa kontrolom temperature?
Trošak Da li je isplativo raditi u zemlji? Da li postoje neki benefiti kao što je zona za slobodnu trgovinu ili izuzeća za humanitarni rad?
Politička stabilnost Da li je politika države stabilna i nepodložna konfliktima ili menjanju politike?
Tehnička pomoć Da li u blizini postoje vešti radnici ili kompanije koje mogu da vrše popravke i upravljaju skladištem?

Upravljanje regionalnim/ međunarodnim skladištem

Regionalna ili međunarodna skladišta mogu biti objekti izgrađeni po meri, sa obučenim osobljem ili kojima upravljaju spoljni logistički provajderi. Idealno, ova skladišta treba da koriste alate kompjuterskog upravljanja inventarom. Operativno okruženje takvih skladišta treba da bude stabilno i fokusirano na ekonomične operacije. Mnoge organizacije imaju centralizovana skladišta širom sveta, nudeći honorarne usluge drugim humanitarnim grupama.

Centralno skladište – područje reagovanja

Broj i lokacija skladišta potrebnih u područuju reagovanja zavisi od količine i vrste aktivnosti, kao i operativnih područja. Mnoge organizacije za reagovanje više vole da imaju makar jedno centarlno skladište u zemlji ili u području reagovanja.

Centralno skladište u području reagovanje je obično smešteno u glavnom gradu ili glavnom komercijalnom centru sa dobrom infrastrukturom. Njegova lokacija može da varira u zavisnosti od potreba organizacije i ciljeva reagovanja. U većim područjima ili aktivnostima, organizacijama su možda potrebna veća skladišta na više lokacija. Centralno skladište je obično locirano blizu mora i aerodroma, proizvodnih objekata, iskusnih radnika i usluga transporta. Njime može da upravlja direktno agencija ili da unajmi spoljnog pružaoca usluge u područjima sa dovoljnom komercijalnom aktivnošću.

Centralno skladište služi kao glavna tačka za prijem robe u zemlju i skupljanje lokalno kupljenih proizvoda. Cilj strategije centralizovanog skladišta je da osigura stabilno snabdevanje proizvodima udaljenim ili područjima u koja je teško stići, istovremeno održavajući dovoljno zaliha da odgovori na potrebe. Neke organizacije mogu da se odluče za direktne dostave od kupaca ili internacionalnih luka do terenskih skladišta ili distributivnih lokacija umesto da koriste strategiju centralnog skladišta.

Terenska skladišta

Terenska skladišta obično nemaju isti nivo infrastrukture kao centralna ili međunarodna skladišta. Uslovi skladištenja su često ograničeni i unapređenja mogu biti potrebna za posebne zahteve kao što je kontrola temperature.

Bezbednost je glavni izazov u terenskim skladištima, i dodatne mere bezbednosti poput ograda i čuvaru mogu biti potrebni. Tovar se tipično prenosi i slaže ručno sa minimalnom opremom za skladištenje kao što su police.

Radna snaga u terenskim skladištima može da se sastoji od običnih radnika sa malo iskustva u skladištenju i sistemi inventara su često u papirnom obliku. Podizanje terenskog skladišta može biti haotično i čak opasno, naročito u hitnim humanitarnim situacijama. Stoga, upravljanje mora da bude praktično i orijentisano na akciju, i da se fokusira na brzo i efikasno pružanje pomoći dok istovremeno osigurava odgovornost.

Sekcije logističke operacije u distribuciji humanitarne hrane

Trenutno, humanitarne organizacije u nekoliko zemalja ručno upravljaju procesima dostave hrane, kao što su zalihe hrane i rasporedi dostave, tako što beleže ove procese na papiru. Informacije koje osoblje ili menadžeri treba da znaju u svakom trenutku kako bi imali potencijal za poboljšanje su (a) da u realnom vremenu znaju status zaliha hrane u svakom objektu, (b) da dele informacije kroz sistem banke hrane za dostavu hrane i stoga (c) da poboljšaju vremena rada i efikasnosti. Osoblje mora da dostavlja hranu, čak i ako je putanja dostave dugačka i ne baš efikasna. Štaviše, ručno planiranje rasporeda za dostavu hrane može da rezultira nejednakim dodeljivanjem zadataka za osoblje. Ovi problemi mogu da dovedu do traćenja resursa, kako u smislu vremena tako i u smislu finansijskih troškova.

S obzirom da se zalihe hrane i tražene količine i vrste hrane od strane pojedinaca/organizacija konstantno menjaju, ključno je da informacije koje se tiču hrane u sistemu stalno ažuriraju i odražavaju realno vreme.

Operativni sistem čine tri glavna mehanizma: mehanizam za upravljanje zalihama, mehanizam za upravljanje radnim rasporedima, i mehanizam za upravljanje dostavom.

  1. Mehanizam za upravljanje zalihama

Mehanizam za upravljanje zalihama je odgovoran za skladištenje i nadgledanje trenutnih informacija o zalihama hrane u svakom objektu. Neke od komponenata podataka za svaku zalihu hrane uključuju:

  • Naziv hrane
  • Kategoriju (npr. piće, konzerviranu hranu, sveže proizvode, sezonske proizvode itd.)
  • Datum isteka roka trajanja
  • Količinu
  • Težinu
  • Datum pristizanja
  • Objekat u kom se nalazi hrana

Članovi osoblja u svakoj banci hrane ručno ažuriraju, dodaju i brišu ove informacije kada dođe do promena u statusu zaliha.

  1. Mehanizam upravljanja radnim rasporedom

Ovaj mehanizam upravljanja radnim rasporedom osoblja. Informacije uključuju imena osoblja, nazive zadataka i početno i vreme kompletiranja svakog zadatka. Unošenjem ovih informacija u sistem, nalik na mehanizam upravljanja inventarom, radni rasporedi svih zaposlenih mogu da se podele i ažuriraju.

  1. Mehanizam upravljanja dostavom

Ovaj mehanizam nadgleda rasporede dostave hrane za sve objekte banke hrane. Trenutno, uključuje sledeće detalje:

  • Izvorni objekat pošiljke hrane
  • Destinacioni objekat pošiljke hrane
  • Naziv hrane
  • Količinu
  • Datum i vreme isporuke
  • Dodeljeno osoblje za isporuku

Nakon što se dostava hrane kompletira u skladu sa rasporedom koji je unet u sistem, informacije o zalihama koje se tiču dostave se obično ručno ažuriraju između objekata.

Humanitarne organizacije mogu da unaprede svoje procese kroz saradnju sa kompanijama za informatičke sisteme i softvere, kako bi digitalizovali različite funkcije i procese. Razvoj takvog softvera može da pomogne u pravljenju rasporeda, sakupljanju podataka i optimizovanju distribucije hrane. Dodatno, softverska kompanija takođe može da se uključi u dobrovoljne aktivnosti i da finansijsku podršku organizaciji za prikupljanje hrane kroz svoj sektor ljudskih resursa.

Nadgledanje procedura. Prateći protokoli i posete donorima i dobrotvornim organizacijama

Nadgledanje i prateće procedure igraju ključnu ulogu u osiguravanju transparentnosti, odgovornosti, i efikasnosti u upravljanju donacijama i dobrotvornim aktivnostima. Implementiranjem efektivnih protokola za nadgledanje i sprovođenjem redovnih pratećih poseta donorima i dobrotvornim organizacijama, organizacije mogu da ojačaju veze, zadrže poverenje donora, i maksimalno povećaju uticaj dobrotvornih doprinosa. U ovom nastavnom materijalu istražićemo ključne strategije i najbolje prakse za procedure nadgledanja i sprovođenje pratećih poseta u kontekstu upravljanja donorima i dobrotvornim aktivnostima.

Razumevanje procedura nadgledanja

Procedure za nadgledanje podrazumevaju sistematsko posmatranje, ocenjivanje i nadgledanje procesa i aktivnosti povezanih sa upravljanjem donacijama i dobrotvornim inicijativama. Ovo uključuje nadgledanje celog ciklusa jedne donacije, od dobijanja doprinosa do isplate sredstava i procenjivanja uticaja dobrotvornih programa.

Procedure nadgledanja pomažu da se obezbedi usklađenost sa pravnim i etičkim standardima, identifikuju potencijalni rizici ili neusaglašenosti i prati efektivnost korišćenja resursa. Uspostavljanjem jasnih protokola za nadgledanje, organizacije mogu da otkriju probleme ranije i da preuzmu proaktivne mere da odgovore na njih, tako poboljšavajući transparentnost i odgovornost.

Ključne komponente procedura za nadgledanje podrazumevaju:

  1. Čuvanje dokumentacije i podataka: Vođenje temeljne dokumentacije i sveobuhvatnih zapisa je osnova za efektivne procedure nadgledanja. Ovo uključuje popisivanje svih bitnih detalja koji se tiču transakcija vezanih za doniranje, komunikacije i aktivnosti, na sistematski i organizovan način. Kreiranjem standardizovanih procedura dokumentacije, organizacije osiguravaju doslednost i jasnoću u čuvanju informacija o donoru, detaljima doprinosa i uplate sredstava. Korišćenje odgovarajućih alata ili sistema kao što je softver za upravljanje donorima ili sistemima podataka unapređuju proces čuvanja podataka i poboljšavaju dostupnost i povrat informacija.

Tačno i transparentno vođenje popisa ne samo da obezbeđuje transparentnost i revidiranje, već takođe služi kao vredan resurs za analizu, izveštavanje i donošenje odluka.

  1. Redovne revizije i procene:

Sprovođenje periodičnih revizija i procena je ključno za ocenjivanje efektivnosti i integriteta procesa donacije i finansijskih podataka. Interne revizije koje sprovode nezavisni ili interni revizori, ispituju unutrašnju kontrolu usklašenost sa politikom i regulativama, i tačnost finansijskih izjava. Eksterne revizije, koje sprovode eksterne firme za reviziju ili regulativni organi, pružaju objektivnu procenu finansijskih praksi i usaglašenost sa pravnim i regulativnim zahtevima. Ove revizije identifikuju bilo kakve nepravilnosti, greške i neusaglašenosti, omogućavajući organizacijama da brzo poprave ove probleme i pojačaju mere kontrole.

Redovne procene procesa donacije i finansijskih podataka unapređuju odgovornost, smanjuju rizike i ulivaju poverenje među interesne grupe u praksama finansijskog upravljanja organizacije.

  1. Pokazatelji učinka i izveštavanje: Upostavljanje pokazatelja učinka je ključno za procenjivanje uticaja i efektivnosti dobrotvornih programa. Definisanjem jasnih ciljeva i merljivih indikatora, organizacije mogu da procene rezultate programa, prate napredak i pokažu odgovornost interesnim grupama. Pokazatelji učinka mogu da uključuju kvantitativne mere kao što su:
  • broj usluženih korisnika
  • prikupljena sredstva ili
  • postignuti ciljevi, kao i kvalitativni indikatori kao što su zadovoljstvo korisnika ili uticaj zajednice.

Redovno izveštavanje o učinku programa omogućava organizacijama da komuniciraju rezultate jasno i efikasno sa interesnim grupama, uključujući donore, članove odbora, regulativne agencije i javnost.

Donošenje odluka zasnovano na podacima dobijenim kroz nadgledanje napretka spram predefinisanih indikatora omogućava organizacijama da identifikuju područja za napredak, strateški dodele resurse i optimizuju programske rezultate.

Korisna dokumentacija koja se tiče Procesa nadgledanja i procene humanitarne organizacije sa detaljnijim informacijama za dalje razmatranje:

–        https://www.unitar.org/sites/default/files/uploads/pprs/monitoring-and-evaluation_revised_april_2017.pdf

–        https://www.intrac.org/wpcms/wp-content/uploads/2020/07/ME-of-humanitarian-action.pdf

Sprovođenje pratećih poseta donorima i dobrotvornim organizacijama

Prateće posete donorima i dobrotvornim organizacijama služe kao prilika da se ojačaju veze, izrazi zahvalnost za doprinose i sakupe povratne informacije o dobrotvornim inicijativama.

Ove posete daju lični pečat trudu donora i pokazuju posvećenost transparentnosti i odgovornosti. Kada sprovodite prateće posete, razmotrite sledeće:

Pripremu i planiranje: Pre nego što zakažete prateću posetu, ključno je da uložite vreme u pripremu i planiranje. Ovo podrazumeva procenjivanje donorove istorije sa organizacijom, uključujući prethodne doprinose, interackije i bilo kakve specifične preferencije ili interesovanja koja su možda izrazili. Osim toga, sakupite relevantne informacije o tekućim dobrotvornim aktivnostima ili projektima koji su u skladu sa filantropskim interesima donora. Jasno definišite ciljeve i agendu za posetu, ističući specifične teme za diskusiju ili oblasti za upite.

Time što ćete biti lepo pripremljeni za posetu, pokazujete profesionalizam i posvećenost donorovim prioritetima i brigama, i na taj način povećavate efikasnost posete.

Efektivna komunikacija: Tokom prateće posete, prioritizujte značajnu i zanimljivu komunikaciju sa donorima i predstavnicima dobrotvornih organizacija. Polako slušajte pažljivo donorove perspektive, motivacije i očekivanja koja se tiču njihovih dobrotvornih doprinosa. Ohrabrite ih da daju povratne informacije, brige i predloge otvoreno, i da mogu da postave bilo kakva pitanja i upite otvoreno i iskreno. Efikasna komunikacija gradi i jača veze, postavljajući temelje za kontinuirano učešće i podršku.

Zahvalnost i priznanje: Izražavanje iskrene zahvalnosti i priznanja za velikodušnost i podršku donora je esencijalno tokom pratećih poseta. Iskoristite šansu da se iskreno zahvalite donorima za njihove doprinose i za pozitivni uticaj koji su napravili za misiju organizacije i njene korisnike. Pružite im personalizovana priznanja koja ističu značaj njihovog učešća i vidljive rezultate koji su postignuti kroz njihove donacije. Podelite specifične primere ili priče uspeha koje pokazuju kako su njihovi doprinosi iskorišćeni i živote ljudi koje su dotakli. Izražavanjem zahvalnosti, ojačaćete vrednost njihovog partnerstva i inspirisati ih na kontinuiranu podršku i lojalnost.

Prikupljanje povratnih informacija i planiranje akcije: Aktivno tražite povratne informacije od donora i predstavnika dobrotvornih organizacija o njihovim iskustvima sa organizacijom i njenim dobrotvornim inicijativama. Podstaknite ih da podele svoje viđenje, uključujući predloge za poboljšanje ili područja gde bi dodatna podrška bila potrebna. Hvatajte beleške tokom razgovora kako biste zapisali ključne uvide i observacije. Nakon posete, pažljivo pregledajte povratne informacije koje ste dobili i identifikujte korake koji se mogu izvesti radi poboljšanja ili prilagođavanja. Iskoristite ove povratne informacije da informišete strateško donošenje odluka, programska prilagođavanja, i buduće inicijative za prikupljanje sredstava. Time što ćete implementirati donorove utiske u vaš proces planiranja, pokazaćete posvećenost reponsivnosti i kontinuiranom napretku, negujući kulturu odgovornosti i kolaboracije.

Efektivne procedure nadgledanja i prateće posete su osnovni elementi uspešnog upravljanja donorima i dobrotvornim aktivnostima. Implementiranjem strogih protokola za nadgledanja i sprovođenjem redovnih pratećih poseta, organizacije mogu da obezbede transparentnost, odgovornost i zadovoljstvo donora. Prioritizovanjem podrške donora i uključivanjem, organizacije mogu da neguju dugoročne veze, inspirišu kontinuiranu podršku i maksimalno povećaju uticaj dobrotvornih doprinosa.

Širenje poruke i maksimalno povećavanje društvenog uticaja dobrotvorne mreže

Širenje svesti i maksimizovanje društvenog uticaja dobrotvorne mreže su osnova za efikasno odgovaranje na potrebe društva i prikupljanje podrške za značajne ciljeve. Kroz strateško širenje informacija i uključenost interesnih strana, dobrotvorne organizacije mogu da povećaju svoj domet, mobilišu resurse i katalizuju pozitivnu promenu.

Korišćenje digitalnih platformi

U svetu kojim upravlja digitalna tehnologija, dobrotvorne organizacije imaju jedinstvene šanse da se povežu sa publikom širom sveta kroz različite digitalne platforme.

Ove platforme protežu se daleko izvan samo ažuriranja na društvenim mrežama, koje nudi dinamične puteve za uključivanje i pružanje pomoći. Kroz negovanje ciljanog marketinga, partnerstva sa influenserima i strateške kampanje na društvenim mrežama, dobrotvorne organizacije mogu da istaknu svoju poruku i da prošire svoj uticaj. Kroz pažljivu analizu metrike i uvida, organizacije mogu da unaprede svoje digitalne strategije, osiguravajuži da su one efektivno u skladu sa njihovim ciljanim grupama i da postižu značajno angažovanje. Od kreiranja privlačnih sadržaja do negovanja onlajn zajednica, korišćenje digitalnih platformi omogućava dobrotvornim organizacijama da dosegnu nove visine u svojim naporima i poduhvatima sa društvenim uticajem.

Lične anegdote, iskustva i priče uspeha čine misiju dobrotvorne organizacije više ljudskom, čineći je nečim sa čime pristalice mogu da se povežu i čime mogu da se inspirišu. Korišćenje multimedijalnih formata kao što su videi, podkasti i infografici poboljšava se iskustvo pričanja priče i privlači se pažnja publike u stalno rastućem, zagužvanom digitalnom pejzažu.

Slika 4: Tradicionalni marketing nasuprot digitalnog
Slika 4: Tradicionalni marketing nasuprot digitalnog

Deljenjem autentičnih narativa koji pokazuju vidljive uticaje njihovog rada, dobrotvorne organizacije mogu da stvore značajnu povezanost sa pristalicama i inspirišu ih da postanu šampioni za ostvarenje cilja. (Slika 4).

Negovanje strateških partnerstava

Strateška partnerstva služe kao osnova za širenje dometa i uticaja dobrotvorne mreže. Ova partnerstva obuhvataju saradnju sa korporacijama, sličnim neprofitnim organizacijama, organima vlasti i organizacijama unutar zajednice.

Ujedinjavanjem resursa, iskustva i mreža, dobrotvorne organizacije mogu da pojačaju svoj glas, da pristupe dodatnim izvorima finansiranja, i iskoriste deljene platforme za kampanje podizanja svesti  i propagiranje. Izgradnja i negovanje ovih partnerstava zahteva negovanje veza zasnovanih na međusobnom poverenju, deljenim vrednostima i ujedinjenoj posvećenosti pokretanju pozitivne društvene promene. Kroz strateške saveze, dobrotvorne organizacije mogu da prošire svoj domet i uticaj, katalizuju transformišuće inicijative koje odgovaraju na goruće društvene izazove u većoj razmeri.

Podsticanje pristalica da organizuju lokalne događaje, događaje za prikupljanje sredstava i kampanje podizanja svesti, znači negovanje osećaja pripadnosti zajednici i uključenost u misiju dobrotvorne organizacije. Negovanjem kulture lokalnog aktivizma, dobrotvorne organizacije mogu da katalizuju efekat talasa pozitivne promene koja se proteže dalje od njihove direktne mreže, podstiče pojedince da postanu agenti društvene promene unutar svojih zajednica.

Sarađivanje sa tradicionalnim medijima

Uprkos porastu digitalnih platformi, tradicionalni mediji ostaju moćan alat za formiranje javnog mnjenja i podizanje svesti. Dobrotvorne organizacije trebalo bi da se aktivno uključe u tradicionalne medije kroz pres saopštenja, medijske prezentacije i šanse za intervjue. Negovanjem odnosa sa novinarima i reporterima koji pokrivaju relevantne teme omogućava medijsku pokrivenost, dodatno ističe poruku dobrotvorne organizacije i širi njen uticaj.

Integrisanje kanala tradicionalnih medija zajedno sa digitalnim platformama osigurava sveobuhvatan i višestruk pristup širenju poruke i maksimizovanju društvenog uticaja.

Korišćenjem i digitalnih i tradicionalnih kanala komunikacije dobrotvorne organizacije mogu efikasno da dođu do šire i raznovrsnije publike i pokrenu pozitivnu promenu u većoj razmeri.

Maksimizovanje društvenog uticaja dobrotvorne mreže zahteva strateške i proaktivne napore da se proširi poruka, uključe interesne grupe i mobiliše podrška. Korišćenjem digitalnih platofrmi, negovanjem strateških partnerstava, ojačavanjem lokalne advokature, pričanjem privlačnih priča i sarađivanjem sa tradicionalnim medijima, dobrotvorne organizacije mogu da prošire svoj domet, inspirišu akciju i stvore dugoročnu promenu u zajednici.

Kroz pristupe saradnje i inovativnosti, dobrotvorne organizacije mogu da iskoriste kolektivnu moć njihovih mreža da odgovore na goruće društvene izazove i naprave značajn uticaj.  (Slika 5).

Slika 5.: Društveni uticaj dobrotvorne mreže
Slika 5.: Društveni uticaj dobrotvorne mreže

Literatura

  1. Charities Regulator. (2017). Guidelines for charitable organisations on fundraising. https://www.charitiesregulator.ie/media/1083/guidance-for-fundraising-english.pdf
  2. (2012). Connecting with donors. https://www.ngoconnect.net/sites/default/files/resources/Part%203%20-%20Connecting%20with%20Donors.pdf
  3. Donor Network. (n.d.). [Business]. How Do You Grow Your Donor Network? Retrieved March 14, 2024, https://www.linkedin.com/advice/1/how-do-you-grow-your-donor-network-skills-fundraising
  4. Ghahremani-Nahr, J., Ghaderi, A., & Kian, R. (2023). A food bank network design examining food nutritional value and freshness: A multi objective robust fuzzy model. Expert Systems with Applications, 215, 119272. https://doi.org/10.1016/j.eswa.2022.119272
  5. González-Torre, P. L., & Coque, J. (2016). From Food Waste to Donations: The Case of Marketplaces in Northern Spain. Sustainability, 8(6), Article 6. https://doi.org/10.3390/su8060575
  6. Guet, I.-H. (2002). Monitoring fundraising – issue lab. https://www.issuelab.org/resources/16097/16097.pdf
  7. Iiyama, T., Kitakoshi, D., & Suzuki, M. (2021). An Approach for Creation of Logistics Management System for Food Banks Based on Reinforcement Learning. Proceedings of the 4th International Conference on Information Science and Systems, 60–67. https://doi.org/10.1145/3459955.3460601
  8. Martins, C. L., Melo, M. T., & Pato, M. V. (2019). Redesigning a food bank supply chain network in a triple bottom line context. International Journal of Production Economics214, 234–247. https://doi.org/10.1016/j.ijpe.2018.11.011
  9. Reusken, M., Cruijssen, F., & Fleuren, H. (2023). A food bank supply chain model: Optimizing investments to maximize food assistance. International Journal of Production Economics, 261, 108886. https://doi.org/10.1016/j.ijpe.2023.108886
  10. Sundgren, C. (2022). Circular supply chain relationships for food redistribution. Journal of Cleaner Production, 336, 130393. https://doi.org/10.1016/j.jclepro.2022.130393
  11. (2023, October 11). Considerations in Charity Logistics. TUAID. https://tuaid.org/navigating-charity-logistics/
  12. Wilke, Burkhard. (2003). Monitoring Charitable Organizations: Criteria and Assessment Methods.https://www.researchgate.net/publication/228800092_Monitoring_Charitable_Organizations_Criteria_and_Assessment_Methods

Prezentacija

Čestitamo na završenom Modulu 3 ReS-Food Trening kursa. Ne zaboravite da svoj uspeh podelite sa prijateljima!

Skip to content